Faciliter un standup meeting
Le daily Scrum est la respiration vitale d’une équipe Scrum.
C’est également souvent par le rituel du standup meeting que les équipes démarrent l’adoption de l’agilité, et en ressentent immédiatement les bénéfices.
Je vous propose un guide très court, à destination de tous, pour prendre les bonnes habitudes dés le début.
Faciliter une première mêlée Scrum
Les tâches à réaliser son notées sur des post-its, posés sur un tableau : le scrumboard.
Pour démarrer la mêlée, on rappelle l’objectif de sprint.
Devant le scrumboard, chacun à son tour:
- regarde dans la colonne “done”, et dit ce qu’il a terminé hier pour l’équipe
- regarde dans la colonne “doing” :
- et déplace ce qu’il a terminé hier dans la colonne “done”
- ou déplace ce qui est bloqué dans une colonne “blocked”, en expliquant ce qui bloque la réalisation de l’action - regarde dans la colonne “todo” et négocie avec le reste de l’équipe l’action’la plus urgente/importante qu’il va commencer
- exprime les domaines et/ou tâches où il aura besoin d’aide d’autres équipiers pour réaliser le travail.
NB : la mêlée quotidienne n’est pas un rapport de tâches. On n’y parle que de ce qu’on a réalisé pour l’équipe, pas d’autres actions individuelles pour lesquelles on n’a pas besoin de se coordonner avec les autres équipiers (rdv avec son manager, etc.).
Le daily Scrum est un bilan rapide en équipe, qui ne doit pas prendre plus de 15mn.
Si un sujet nécessite plus d’une minute de temps de parole, on convient d’en discuter juste après la mêlée. Ça permet de conserver la rapidité et l’énergie du daily Scrum, et comme ça on peut quand même essayer de débloquer au plus vite les actions qui sont bloquées.
La mêlée se termine généralement par une petite phrase énergisante pour les équipiers. Ça peut être un simple “bonne journée à tous”.
Faciliter d’autres types de standup meetings
Lorsqu’il n’est pas possible de réunir l’équipe quotidiennement, on peut tenter une standup meeting sur une cadence plus lointaine.
Il m’est arrivé de faciliter des standups meeting hebdomadaires.
L’objectif était de réunir consultants fonctionnels, testeurs et développeurs pour faire avancer des tickets d’incidents.
Attention aux anti-patterns suivants.
Antipattern #1 : un standup qui s’éternise
Au-dessus de 9 personnes, il devient difficile de respecter la time box de 15mn. Le standup meeting a tendance à perdre de son énergie.
Antipattern #2 : pas assez de concentration
Lorsque les participants sont dissipés, c’est souvent le signe que les sujets du standup ne les intéressent pas directement. Cela peut provenir d’un trop grand nombre de personnes rassemblées : on perd le focus.
Dans ces scénarios, il est contre-productif de rappeler les participants à l’ordre. Il s’agit juste d’un symptôme. Lorsqu’on a de la fièvre, il ne faut pas casser le thermomètre !
Dans ces cas-là, il vaut mieux essayer de se concerter avec le management pour créer du focus : un seul thème central, des temps de parole plus courts, des consignes pour guider les participants vers plus de concision.
Le mieux selon moi est généralement de prendre en compte cette loi des nombres : plus il y a de personnes, plus il y a de communications. Faire des groupes plus petits, si possible entre 5 et 7 personnes.
Antipattern #3 : pas assez de focus
Si les participants ne sont pas concentrés, cela peut être dû à un objectif trop large, trop flou.
Pour aller à l’essentiel, on peut par exemple limiter les sujets à 1 par participant (il doit choisir le sujet le plus impactant). L’essentiel est de souder le groupe autour de tâches communes.
Conclusion
Certaines personnes extérieures profitent du standup pour communiquer au groupe de travail des informations importantes, ou pour s’informer sur l’avancée des travaux sans avoir à demander de rapport d’avancement.
Le standup meeting est un outil puissant : il permet de créer une dynamique d’équipe, d’améliorer la communication entre plusieurs équipes, amène plus de transparence et peut permettre de diminuer le reporting écrit à destination du management.
